Política de datos

Entidad responsable del tratamiento

 

Razón social: FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS
Domicilio: Bogotá D.C., COLOMBIA, SURAMERICA.
Nit.800.082.665-0
Dirección: Carrera 7 No. 74-56 Piso 18 Bogotá D.C., Colombia – Suramérica
Correo electrónico: politicadedatos@fcm.org.co
Teléfono: 57(1)5934020 Extensión 1920
Fax:57(1)5934027

1. MARCO LEGAL

La Constitución Política de la República de Colombia en su artículo 15 establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar sus derechos cuando se recolecta, trata y circula ese tipo de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las disposiciones generales para la protección de datos personales señala el deber de “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información por lo cual la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus asociados, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, que es de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de tal información.

En consecuencia, dichas políticas son de obligatorio cumplimiento para la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, en calidad de responsable y encargado, así como todos los terceros que obran en nombre de la entidad, o que sin actuar en nombre de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS manejan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Por otra parte, a través del artículo 10 de la Ley 769 de 2002, se le confirió a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS la función pública, para implementar y mantener actualizado el Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones a las Normas de Tránsito –Simit, así:

“ARTÍCULO 10. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN SOBRE LAS MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO. Con el propósito de contribuir al mejoramiento de los ingresos de los municipios, se autoriza a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), por lo cual percibirá el 10% por la administración del sistema cuando se cancele el valor adeudado. En ningún caso podrá ser inferior a medio salario mínimo diario legal vigente. 

PARÁGRAFO. En las dependencias de los organismos de tránsito y transportes de las entidades territoriales existirá una sede del SIMIT, con el fin de obtener la información para el consolidado nacional y para garantizar que no se efectúe ningún trámite de los que son competencia de los organismos de tránsito en donde se encuentre involucrado el infractor en cualquier calidad, si éste no se encuentra a paz y salvo”.

Así mismo, el artículo 11 ibídem autorizó a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, para determinar las características, el montaje, la operación y la actualización de la información contenida en el sistema, que tiene el carácter de público, así:

“ARTÍCULO 11. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN DE LOS REGISTROS. Toda la información contenida en el sistema integrado de información SIMIT, será de carácter público. 

Las características, el montaje la operación y actualización de la información del sistema, serán determinadas por la Federación Colombiana de Municipios, la cual dispondrá de un plazo máximo de dos (2) años prorrogables por una sola vez, por un término de un (1) año, contados a partir de la fecha de sanción de la presente ley para poner en funcionamiento el sistema integrado de información SIMIT.

Una vez implementado el sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), la Federación Colombiana de Municipios entregará la información al Ministerio de Transporte para que sea incorporada al Registro Único Nacional de Tránsito, RUNT”.

La Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, cuenta con una base de datos que es reportada en su totalidad por los organismos de tránsito a  nivel nacional a través de los medios electrónicos dispuestos para tal efecto por el sistema, por lo cual, como autoridades competentes ostentan la calidad de responsables de la información que se reportan a la base de datos, información que se encuentra amparada bajo el principio de legalidad de los actos administrativos conforme a lo dispuesto en el artículo 88 y el inciso primero del artículo 91 del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.

Es así como, las autoridades de tránsito en los diferentes ámbitos territoriales, para efectos de la presente política, resultan ser los responsables de la información que se reporta al sistema.

En virtud de lo anterior, tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: politicadedatos@fcm.org.co.

2. A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA LA POLÍTICA

La política está dirigida a los titulares de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS quien actúa en calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales.

Para la Dirección Nacional Simit, la presente política aplica al tratamiento de los datos personales contenidos en la base de datos pública del sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito  –Simit, administrado por la Federación Colombiana de Municipios de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 y 11 de la Ley 769 de 2002, y a las bases de datos internas conformadas en la función pública, quien en este caso ostentará únicamente la calidad de encargado del tratamiento de la información.

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD

3.1 ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de todos los asociados y/o usuarios se almacenarán en una base de datos que se encuentra detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un lugar seguro, sólo personal autorizado puede acceder al mismo, de acuerdo al procedimiento establecido en la política[1] de seguridad de la información de la Federación Colombiana de Municipios.

[1] Indagar con TIC´s procedimientos técnicos para la salvaguarda de la información y si se debe mencionar a gestión documental.

3.2  RECEPCIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN

La recolección, uso y tratamiento de datos, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad son pertinentes y adecuados conforme a la normatividad vigente.

3.2.1  FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS

La información que reposa en la base de datos de la entidad es pública, la cual es captada de las de las entidades del orden nacional, tales como: la Registraduría Nacional del Estado Civil, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística “DANE”, Departamento Nacional de Planeación y a través de la política de Gobierno en Línea, entre otras.

Una vez captada la información, se procede a su registro en la base de datos del Sistema de Gestión de Conocimiento Municipal – SIGECOM, con el fin de consolidarla y darle los siguientes usos:  Someterla a tratamiento, poner en conocimiento los productos, servicios, beneficios y logros, los cuales se dan a conocer mediante los canales de comunicación que tiene la Entidad (Revista Municipios, Agenda del Municipio Colombiano, Publicaciones de la Entidad, Sitio web y redes sociales; Intercambiar y/o hacer entrega a terceros de datos personales; Retroalimentar y generar política pública; Invitaciones a eventos públicos y/o privados.

3.2.2   DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT

A partir de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 769 de 2002, la base de datos del Simit, contiene:

3.2.2.1   HISTORIAL DEL CONDUCTOR

Refiere el comportamiento histórico de cada ciudadano, en relación con su comportamiento frente a las normas de tránsito.

El historial del conductor en el Simit contiene datos personales de carácter semiprivado que son recolectados por la autoridad de tránsito en la vía, al momento en que un ciudadano es sorprendido cometiendo una presunta transgresión a una norma de tránsito, tales como la dirección del infractor y el número telefónico.

Estos datos son alojados de manera permanente en la base de datos del Simit, sin que sean mostrados al público, ya que solamente accede su titular, entendido como el ciudadano infractor, o con autorización expresa de éste.

Para mayor ilustración, a continuación se describen los datos que contiene:

Dato Clasificación Tipo
Nombre del infractor Personal público
No. de documento de identificación Personal público
Dirección del infractor Personal Semi privado
Teléfono Personal Semi privado
No. de comparendo No personal público
Secretaría que impone la infracción No personal público
Fecha de comparendo No personal público
No. resolución sanción No personal público
Tipo de resolución No personal público
Estado de la infracción No personal público
Código de infracción No personal público
Valor adicional No personal público
Total a pagar o pagado No personal público

 

La información de las multas y sanciones por infracciones a las normas de tránsito, se registra en el SIMIT, para obtener el consolidado a nivel nacional, en cumplimiento del mandato legal contenido en el artículo 10 de la Ley 769 de 2002, por tanto, su vocación es de permanencia en relación con el almacenamiento del historial del ciudadano, aún cuando ya esté a paz y salvo, ya que dicha información debe cumplir una función estadística en materia de tránsito y seguridad vial, por tanto, el historial del conductor se actualiza, más no se elimina.

3.2.2.2   DEL ESTADO DE CUENTA

El estado de cuenta refiere las multas y sanciones por infracciones a las normas de tránsito, que el ciudadano tiene pendientes de pago.

Dato Clasificación Tipo
Nombre del infractor Personal público
No. de documento de identificación Personal público
No. de comparendo No personal público
Secretaría que impone la infracción No personal público
Fecha de comparendo No personal público
No. resolución sanción No personal público
Tipo de resolución No personal público
Estado de la infracción No personal público
Código de infracción No personal público
Intereses moratorios No personal Público
Valor adicional No personal público
Total a pagar o pagado No personal público

En el estado de cuenta igualmente pueden observarse datos de carácter público no personales, tales como las sanciones que registra la licencia de conducción del titular, los cuales, al no corresponder a datos sensibles, personales, privados o semiprivados, no son objeto de protección a través de la Ley de habeas data.

Si bien es cierto, en el estado de cuenta se encuentra visible el nombre del infractor y su número de cédula de ciudadanía, no obstante ser datos personales, su naturaleza es pública, ya que no son privados, semiprivados o sensibles, por tanto, en virtud de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 769 de 2002, son visibles al público.

La circulación de la información de datos personales contenida en la base datos del Simit, tendrá por regla general una circulación restringida, conforme a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. As í como, no existirá supresión o eliminación de la información del sistema, por tanto, la misma será actualizada y/o corregida a partir de los registros que sean reportados por parte de la autoridad territorial de tránsito, en su calidad de responsable del dato que se reporta.

4.  DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013:

i. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, en su condición de responsable del tratamiento;

ii. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, en su condición de responsable del tratamiento, cuando sea el caso;

iii. Ser informado por la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento;

v. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

vi. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

vii. Conocer las políticas de tratamiento de los datos personales de la entidad.

vii. Conocer los canales de atención que se tengan disponibles al interior de la Federación Colombiana de Municipios – Simit.

ix. Conocer la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte de la entidad.

x. Las demás que se encuentren contenidos en las Leyes vigentes, en materia de habeas data.

Adicionalmente, en cumplimiento de la función Pública delegada a la Federación Colombiana de Municipios y encargada de la información, se indica que los datos reportados en la base de datos de la Entidad, son recolectados del infractor directamente por la autoridad de tránsito sin que para ello requiera de autorización de su titular, ya que dicha autorización la suplió la Ley 769 de 2002 (artículos 10 y 11), el titular de los datos tendrá los siguientes derechos en relación con los reportes que reposan en el Sistema Integrado de Multas y Sanciones por Infracciones a las normas de Tránsito – Simit:

i. Conocer la información que es reportada por las autoridades de tránsito territoriales a nivel nacional al Simit.

ii. Solicitar la actualización y rectificación de la información que haya sido reportada por las autoridades de tránsito territoriales.

iii. Presentar peticiones, quejas o reclamos a la entidad, respecto de los registros donde obren sus datos personales.

iv. Acceder a la información de sus datos personales, de manera general en forma gratuita, salvo lo que disponga la entidad en materia de reproducción o transformación de la información.

En todo caso usted es libre de proporcionar o no la información personal en atención a la norma sobre la materia.

4.1 EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA

Para el ejercicio de los derechos, la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 indican quienes podrán reclamar la protección de sus derechos estos son: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro. En este orden de ideas, cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas, reclamos y sugerencias relativas a la protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, cuando a ello haya lugar.

Para la atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas, reclamos y sugerencias relativas a la protección de datos, podrá comunicarse con la entidad vía correo electrónico a través de politicadedatos@fcm.org.co, vía fax 57(1)5934027 o en la dirección carrera 7 No 74-56 Piso 18 en la ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm en jornada continua.

4.1.1  EJERCICIO DE LOS DERECHOS

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

A. La primera implica que el titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

B. La segunda, que el titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable y/o encargado.

C. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento, cuando esto se requiera.

Para la atención de consultas y reclamos relativos a la protección de datos la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, a través de la Asesoría de Servicio al Asociado y al Cliente, atenderá mediante el correo electrónico politicadedatos@fcm.org.co y PBX 57(1)5934020 Ext 1920-1862 en la ciudad de Bogotá D.C., las cuales serán tramitadas así:

La atención de solicitudes de consulta, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS garantiza el derecho a presentar reclamos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS reciba un reclamo que no es de su competencia, deberá dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.1.2   IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

A. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta tal como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

B. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado.

C. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

D. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo 1. Rectificación y actualización de datos. La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Parágrafo 2. Supresión de datos. El titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

i. La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

ii. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigaciones y/o persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

iii. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Parágrafo 3. LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS a través de la Dirección Nacional Simit no ostenta la calidad de autoridad de tránsito, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 134, 135, 140 y demás concordantes del Código Nacional de Tránsito Terrestre. Por tanto, la actualización, rectificación y supresión de la información, sobre temas relativos a la protección de Habeas Data, será efectuada por la autoridad de tránsito territorial quien, a través de los medios electrónicos dispuestos para tal efecto, efectuará el reporte del acto administrativo o novedad al Simit, a fin de que el sistema se actualice y que el ciudadano pueda conocer el estado real de la información reportada a la base de datos.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal, lo cual puede presentarse sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS deba dejar de tratar por completo los datos del titular o sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, será tramitada mediante la modalidad de reclamo donde debe indicar si ésta es total o parcial. En caso de ser parcial se deberá indicar los motivos que generaron la inconformidad.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable del cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

4.1.3   PROCEDIMIENTO DE QUEJAS ANTE LA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

5.  DEBERES DE LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS

5.1  LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS EN   CALIDAD DE RESPONSABLE

Deberá realizar lo siguiente:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.2  LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS EN CALIDAD DE ENCARGADO

Deberá realizar lo siguiente:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

h. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. AVISO DE PRIVACIDAD

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, informa que el aviso de privacidad de tratamiento de datos personales podrá ser consultado en la página web http://www.fcm.org.co/politica-de-datos

Así mismo los cambios que se realicen a la política de tratamiento de datos, serán comunicados de forma oportuna a los titulares de la información, a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web señalada o vía correo electrónico enviado a los titulares.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

7. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente política rige a partir de su publicación y tendrá vigencia hasta tanto no haya modificación interna o legal sobre la misma.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los asociados y/o usuarios se entiende por el término del ejercicio del objeto social de la entidad.

8.  ANEXOS

8.1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

8.1.1 AVISO PARA ALCALDES(AS) Y PROVEEDORES

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO INFORMACIÓN PERSONAL 

AVISO PARA ALCALDES(AS) Y PROVEEDORES 

Bogotá D.C. 30 de agosto de 2013

 ¡APRECIADO ALCALDE Y ALCALDESA!

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de naturaleza asociativa y de carácter gremial, que se rige por el derecho privado, organizada con base en la libertad de asociación prevista en el artículo 38 de la Constitución Política. A ella pertenecen por derecho propio todos los municipios, distritos y asociaciones de municipios del país y tiene como finalidad la defensa de sus intereses comunes, dirigidos al fortalecimiento institucional de las entidades territoriales que consultan y a la optimización de las labores administrativas de cara a la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos. Por lo tanto, se hace necesario señalar que el pasado 27 de junio a través del Decreto 1377 de 2013, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se reglamentó la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Teniendo en cuenta, que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS cuenta actualmente con bases de datos en las que reposan datos personales que han sido suministrados por usted, por la presente, y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, solicitamos su autorización para continuar con el tratamiento de los mismos en los términos indicados en el Aviso de Privacidad.

Si usted está de acuerdo con que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS continúe con el tratamiento de sus datos personales, por favor diligencie dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la recepción de este documento, la correspondiente autorización que se encuentra en www.fcm.org.co/politica-de-datos

Si dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la recepción de la presente comunicación, no hemos recibido su autorización por ningún medio, la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, en atención a lo establecido en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos para las finalidades indicadas en el Aviso de Privacidad.

Todo lo anterior, sin perjuicio de la facultad que usted tiene de ejercer en cualquier momento, los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 a favor de los titulares de datos personales.

Si usted desea mayor información sobre el manejo de sus datos personales o quiere ser excluido para no volver a recibir este tipo de información, por favor solicitarlo al correo electrónico politicadedatos@fcm.org.co

8.1.2 AVISO PARA ALIADOS FCM 

AVISO PARA ALIADOS FCM 

¡AVISO IMPORTANTE! 

La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de naturaleza asociativa y de carácter gremial, que se rige por el derecho privado, organizada con base en la libertad de asociación prevista en el artículo 38 de la Constitución Política. A ella pertenecen por derecho propio todos los municipios, distritos y asociaciones de municipios del país y tiene como finalidad la defensa de sus intereses comunes, dirigidos al fortalecimiento institucional de las entidades territoriales que consultan y a la optimización de las labores administrativas de cara a la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos. En atención a las actividades que desarrolla la Entidad para cumplir con los fines misionales, se han realizado diferentes alianzas con terceros para el logro de los objetivos estratégicos trazados, lo que conlleva, al intercambio de información y de datos de los asociados y clientes con los aliados. Sin embargo, de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 se hace necesario que, para continuar con el uso de los datos suministrados por la Federación Colombiana de Municipios se adelante el trámite consagrado en la norma consistente en solicitar autorización a los usuarios de dichos datos personales.

Por lo tanto, la Federación Colombiana de Municipios, queda exenta de cualquier responsabilidad que se derive del uso contrario para el cual fueron otorgados los datos de los asociados y clientes, con la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012. Habida cuenta que de no contar con autorización para el uso de los datos personales y estando por fuera de los parámetros establecidos por la norma vigente sobre la materia, podría incurrir en sanciones de tipo pecuniaria de acuerdo con el artículo 22 de la ley 1581 de 2012.

8.1.3 AVISO DE PRIVACIDAD 

AVISO DE PRIVACIDAD

Declaro que la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, con NIT 800.082.665-0, me ha informado de forma previa y expresa que: 1) Los datos personales suministrados por mí, serán utilizados con fines contractuales, de mercadeo tales como comunicar novedades o modificación de servicios, intercambio de información con organismos nacionales e internacionales ubicados dentro o fuera del País (Colombia), la actualización de datos y demás actividades necesarias para el desarrollo de su misión. 2) El Responsable y encargado del tratamiento de los datos será la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE

MUNICIPIOS, a través de la Asesoría de Servicio a los Asociados y Clientes. 3) Como titular de la información tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados. 4) Puedo conocer la política de tratamiento de la información personal a través del siguiente link: www2.fcm.org.co/politicadedatos Datos de contacto: politicadedatos@fcm.org.co

Autorización: Autorizo expresamente de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, con NIT. 800.082.665-0, para que realice el tratamiento de mis datos, de acuerdo con las finalidades y condiciones contenidas en este documento.

 

Firma___________________________ CC.